危机沟通计划

危机沟通
2022世界杯四强比赛直播

建立危机沟通计划是为了在危机发生的最初关键时刻(从危机被发现到管理团队能够组织和计划下一步行动)帮助组织或机构，并为整个危机期间的沟通制定策略。该计划帮助解决这两种情况，并在不太戏剧化的情况下为管理部门建立通信线路。

首先，也是最重要的是对所有员工:在紧急情况或潜在危机情况下，直接参与事件的人员应首先与公共安全机构(警察、消防、救护车等)充分合作，然后联系实施学院的危机沟通和机构连续性计划。与这些地方机构合作是首要任务，以帮助减少对人类生命的损害和潜在危险。在时间允许的情况下，有关人士应尽快通知以下一名或多名人士(有关电话号码，请参阅电话名单):

他们的院长或主任
安全与保障
学院关系主任。

答:定义

危机并不局限于学生死亡、财务不当和总统意外辞职等重大灾难。它还表现为立法机关的突然行动、生态管理不善的暗示、学生侵犯邻里或社区的行为、中层管理人员的意外辞职、对学院或其行政部门的公开攻击、学生或教师的抗议等。即使是表面上看起来平静的事件，如果没有与适当的观众进行适当的沟通，也可能变成危机。这就是为什么在当时看起来微不足道的问题上进行沟通至关重要。

对于这个计划，我们将使用以下定义:

危机是一种需要学院立即采取协调行动的情况，是一种可能对学院的运作或其在公众眼中的地位产生重大影响的情况。

在危机中正确、准确和及时地发布公共信息，有助于减少混乱，减轻公众关切，保持一致和专业的社区关系，并为应急服务机构和媒体提供适当的信息，协助他们履行职责。

该计划旨在帮助确保对不寻常和未预料到的情况作出有效和适当的反应。通过集结力量，立即作出反应最能服务于学院和它的选民。

B.初始通知

问一系列简单的问题，可以帮助确定是否应该立即实施危机沟通计划，或是否可以等到下一个工作日再实施沟通:

这件事会成为《公报》(the Bulletin)的头版新闻，还是早上6点的广播新闻?
当听到这个消息时，会不会有一个或多个重要的观众群体感到担忧或不安?
总统是否应该在凌晨3点被这些信息唤醒?

如果这些问题中的任何一个的答案都是“是”，那么应该立即利用电话联系列表来通知相应的管理员。如果情况不那么严重，沟通可以在第二天进行。

建立电话联系列表(见最后一页)是为了确保所有相关的学院官员都知道，并在适当的时候参与危机沟通。应该在危机开始时立即拨打电话——每个人决定在那个时候需要拨打其他电话。这张清单应该放在家里和办公室(以及附近，无论何时旅行)。此外，名单上的人要么在家或工作电话附近，要么把手机打开。

学院里的任何人如果知道或卷入了紧急/危机情况，都应该通知名单上的人，由该名单上的人决定是否需要其他电话。

C.沟通“团队”

对于任何被视为危机(或可能演变为危机)的情况，应建立一个沟通小组来监测情况，向总统提供指导并授权沟通。最初，通讯小组将由以下人员组成:

总统
书院关系主任
总人力资源主任

该团队可能还将包括以下人员或其指定人员:

适当的副总裁
适当的院长或董事
安全与保安主管

该小组应立即召集，总统将任命一名通讯经理。在危机期间，传播小组成员必须与机构连续性小组保持密切联系，并定期决定应向不同受众群体传播什么信息和何时传播。

D.发言人/传播/观众

公关部经理(通常是学院关系部主任)将指导所有的沟通。不同情况下的受众会有所不同，但需要记住的关键群体如下所示。每个小组都有一个建议，关于谁应该在早期阶段或某个情况下协调沟通:

集团	主要的	备用
董事会成员	总统	VP-A *
社区领袖/立法委员等	总统	VP-A *
教师	VP-Inst	教学院长
基金会董事会成员	VP-A *	ED-F *
媒体	ED-CR *	VP-A *
工作人员	ED-CR *	D-HR *
学生/学生领袖	d - s *	D-SL *

上述名单上的每个人都应该随时准备好与他们指定的小组中适当的人沟通。在危机开始时，上面列出的人应该决定怎样的沟通是合适的。

在危机期间，应对每个受众制定相应的策略，该策略由上述名单上的人设计，并由公关经理指导。

在与媒体打交道时，沟通尤为重要。只有指定的人员才有权发布资料或回答媒体的询问，至少在机构连续性工作队能够制定附加程序之前是这样。

E.情况说明

更新后的“情况说明”应提供给适当的人员。学院关系部主任会准备这张表。它应该在关键事实发生变化或获得额外相关信息时进行更新。应向传播小组的所有成员提供资料供审查，情况说明应广泛分发。在某些情况下，最近的电子邮件、新闻稿或新闻声明的副本将作为事实说明。

F.内部沟通

传讯组-特别是书院关系处处长和总人力资源主任-会确保学院内部人士尽可能了解学院的发展。如有可能，将使用紧急通知系统(包括语音信息、文本信息和电子邮件)。此外，特别是在电话和电子系统不可用的情况下，每个副校长和院长都应通知其行政指令下的所有小组。同样重要的是，行政部门要继续在校园里保持存在感，这样我们的内部观众就会了解情况，并感到行政部门在“控制”局势。学院关系办公室将试图提供正式的内部沟通，但将依赖管理人员协助向内部成员提供准确的、更新的信息。

g .后期

当危机过去时，它不应该被遗忘。重要的是，体制连续性工作队和通讯工作队应重新召集会议，总结如何处理这一情况，什么是有效的，什么是无效的。此外，还应最后定稿一份有关情况的书面摘要，存入所有有关办公室，如有需要，还应邮寄给各种听众。

发言人名下的管理员全名:

＊	VP-Inst:	负责教学的副总裁
	VP-A:	行政副总裁
	ED-CR:	学院关系部执行主任
	引入:	学生和招生服务处主任
	ED-F:	基金会执行董事
	D-HR:	总人力资源主任
	D-SL:	学生生活主任

更新:B.罗杰斯老板:大学的关系